Mise en commun de bonnes pratiques, uniformisation des process, introduction du « paperless »… Nos services Secrétariat et Accueil, ainsi qu’Administration et Finances ont approfondi leur intégration.
En deux ans de travail à périmètre élargi, nos services Secrétariat et Accueil, ainsi qu’Administration et Finances ont mené un énorme travail d’intégration et d’harmonisation dans leur gestion inter-sites. Ils ont directement bénéficié du travail d’uniformisation d'outils informatiques opéré par notre service ICT-BI. Ces outils permettent désormais une gestion harmonisée de nos réunions (en présentiel ou en mode hybride présentiel/distanciel), des appels internes et du partage de documents, principalement via l’utilisation de l’application TEAMS.
La mise à disposition de nouveaux modèles de documents « UNESSA » par le service IDC a, pour sa part, permis une meilleure uniformisation de l’image de la fédération auprès de ses contacts internes et externes. Contacts s’établissant, pour une bonne part, par l’intermédiaire de notre secrétariat et notre service Administration et Finances.
Plaque tournante
Nos secrétaires et assistantes de direction constituent d’ailleurs une véritable plaque tournante entre nos affiliés, nos contacts externes et le staff d’UNESSA. Au quotidien leur revient : la gestion des courriers, des factures, des envois électroniques, des lieux de réunion, de même que la rédaction de PV de réunions (et leurs envois), le suivi de celles-ci… Sans oublier l’accueil dans nos bâtiments et la permanence téléphonique. Nos secrétaires sont souvent le premier contact des personnes externes avec UNESSA.
Centralisation et harmonisation
De son côté, notre service Administration et Finances a indéniablement brillé par un profond travail de centralisation, de professionnalisation et d’harmonisation de ses procédures. Un travail d’envergure rendu nécessaire par l’hétérogénéité des pratiques existantes, suite à l’élargissement d’UNESSA.
Parmi les chantiers réalisés, il y a eu : les reportings financiers périodiques de notre asbl, la création d’outils de gestion quotidienne, la structuration du processus d’adhésion de nouveaux membres, l’inventorisation et le suivi de l’ensemble des mandats de la fédération, l’harmonisation des modalités de cotisation, la création de la « source authentique » (base de données complète et officielle des membres), ou encore des tableaux et indicateurs de suivi (subsides, RH, documentation, cotisations des membres…).
Le service s’est, par ailleurs, rapidement inséré dans la transversalité et la communication avec l’ensemble des secteurs et des autres services.
Paperless
Soulignons enfin qu’outre les aspects purement administratifs et comptables, le service Administration et Finances a mené une petite révolution interne. Les nouvelles bases de travail qu’il s’est forgées ont été l’occasion de développer une organisation comptable et financière 100% numérique, fonctionnant totalement sans le support papier.